۱۵ تکنیک کاربردی در مورد مدیریت زمان که حتما باید بدانید
زندگی مدرن سرشار از عواملی است که وقتتان را می‌گیرند. خواه این عوامل صدای نوتیفیکیشن جدیدترین توئیت، همکاری که وسط یک کار مهم وقت شما را میگیرد یا ایمیل‌های روزانه شما باشد، دقیقه به دقیقه و ساعت به ساعت وقتتان گرفته می‌شود. به محض اینکه آن زمان را از دست بدهید، هرگز نمی‌توانید دوباره آن را پس بگیرید. برای اینکه تمرکزتان را حفظ کنید و مطمئن شوید که این عواملی بر شما غالب نمی‌شوند، باید چند ترفند در آستین خود داشته باشید. این ترفندها شما را به مدیریت زمان ترغیب می‌کند.
– چرا عدد ۱۴۴۰ بسیار مهم است.
– سیستم ۳۲۱-صفر.
– جورج بوش در طول ریاست جمهوری چند کتاب خواند؟
زمان بزرگترین دارایی‌تان است و باید عاقلانه آن را خرج کنید
آیا تاکنون شده با خود بگویید ای‌کاش یک ساعت بیشتر در روز برای مطالعه، ورزش یا وقت گذراندن با عزیزان‌تان وقت داشتم؟ خب، می‌توانید این یک ساعت وقت بیشتر را داشته باشید و هیچ جادویی لازم نیست! اما اول، باید بفهمید زمان چقدر ارزشمند است. به همین دلیل اولین راز مدیریت زمان، این است که بدانید زمان ارزشمندترین دارایی‌تان است و به محض اینکه آن را از دست بدهید، هرگز نمی‌توانید آن را پس بگیرید. روش خوب برای نظارت روی این منبع ارزشمند، تفکیک آن است. مثلا، هر روز ۱۴۴۰ دقیقه است و باید در هر دقیقه‌اش عاقلانه سرمایه‌گذاری کنید.
کوین، نویسنده کتاب، برای یادآوری این واقعیت، پوستر «۱۴۴۰» را روی درب دفترش نصب کرد. این پوستر زمان محدود در هر روز را به او یادآور می‌شد. اما چرا باید دقیقه را معیار قرار دهیم؟ چرا به ۸۶ هزار و ۴۰۰ ثانیه در روز فکر نکنیم؟ خب، برخی از فعالیت‌های روزانه از جمله ورزش دراز و نشست، خواندن شعر یا آب دادن به گیاهان را واقعا می‌توانید در یک دقیقه انجام دهید.
پس، حالا که متوجه ارزشمندی زمان شدید، باید آن را اولویت‌بندی کنید. حالا، راز دوم این است که مهمترین کار یا MIT (most important task) را تعیین و اولویت‌بندی کنید. این تنها کاریست که بیشترین تاثیر را روی زندگی یا کارتان دارد. تِرزا ماکان، یکی از اساتید دانشگاه میزوری را در نظر بگیرید. او متوجه شد که یکی از مهمترین عوامل تعیین‌کننده بهره‌وری، توانایی شناسایی اولویت‌هاست. بنابراین، شناسایی ام‌آی‌تی برای مدیریت زمان اهمیت زیادی دارد. مثلا، اگر مدیر ارشد، توسعه و تولید یک اپلیکیشن جدید را به عنوان هدف تعیین کند، ام‌آی‌تی او استخدام یک برنامه‌نویس جدید است. یا ام‌آی‌تی مدیرعامل یک استارت‌آپ، آماده کردن یک ارائه خوب برای سرمایه‌گذاران است. طبق تحقیقات، داشتن ام‌آی‌تی روزانه، موجب سطوح بالاتر شادی و بهبود توجه و تمرکز می‌شود.
فهرست کارهای روزانه‌تان را دور بیندازید و برای انجام کارهای بیشتر با استرس کمتر از تقویم استفاده کنید
بسیاری از مردم تحت فشار فهرست کارهای روزانه بی‌پایان‌شان قرار می‌گیرند. به فهرست کارهای روزانه‌تان نگاهی بیندازید. چندتا از کارهای نوشته شده، هفته‌هاست که در فهرست‌تان قرار دارد و بی‌دلیل به شما استرس وارد می‌کنند؟ احتمالا حداقل چند مورد از چنین کارهایی را دارید و بهترین راه برای پرداختن به آنها استفاده از تقویم قدیمی است. راز سوم این است که فهرست کارهای روزانه‌تان را حذف کنید و برای حذف استرس از روزهای زندگی‌تان، تقویم قدیمی را استفاده کنید.
تحقیقات نشان داده است که بطور متوسط ۴۱ درصد از آیتم‌های فهرست کارهای روزانه هرگز انجام نمی‌شوند. یکی از دلایل این آمار شوکه کننده این است که در چنین فهرست‌هایی معمولا یادداشت نمی‌کنیم انجام هر کاری چقدر زمان می‌برد. در نتیجه، کارهای دشوارتر یا کم‌اهمیت‌تر، معمولا ناتمام رها می‌شوند. تنها مشکل این است که کارهای ناتمام در فهرست کارهای روزانه‌تان ناگزیر، استرس زیادی تولید خواهند کرد که خیلی راحت می‌توان از بروز آن اجتناب کرد. در حقیقت، محققان از دانشگاه دولتی فلوریدا کشف کرده‌اند که با ایجاد طرحی برای انجام کارهایتان می‌توانید از این استرس اجتناب کنید.
شانون میلر، ژیمناست المپیک، مثال خوبی برای این موضوع است. او موفق شد با برنامه‌ریزی زمانی که در اختیار داشت، برای کارهای مهم با خانواده‌اش وقت بگذراند، تعهدات مدرسه‌اش را انجام دهد، برای المپیک آموزش ببیند و حتی با رسانه‌ها مصاحبه کند. این استراتژی تعیین محدوده زمانی یا تعیین بلوک‌های زمانی شناخته می‌شود و به شکل باورنکردنی اجرای این استراتژی، مستلزم پایبندی به تقویم با جزئیات است. با این کار، میلر خودش را مجبور کرد کارهایی را در اولویت قرار دهد که او را به هدفش نزدیک‌تر می‌کند و تا به امروز، او برنامه دقیقه به دقیقه داشته است.
با این حال، به ناچار با کارهایی در تقویم‌تان مواجه می‌شوید که نمی‌توانید انجام دهید. وقتی چنین اتفاقی می‌افتد، به جای اینکه آنها را رها کنید، مجددا برای انجام‌شان برنامه‌ریزی کنید. مثلا، اگر معمولا ظهرها باشگاه می‌روید، اما همان ساعت باید برای پرواز به فرودگاه بروید، زمان ورزش را به یک یا دو ساعت زودتر منتقل کنید.
با پیش‌بینی اینکه چگونه در آینده عمل خواهید کرد و پذیرش اینکه همیشه کار بیشتری برای انجام وجود دارد، بر تعلل غلبه کنید
همه با این موقعیت مواجه شده‌اید. ضرب‌العجل کار مهمی در حال نزدیک شدن است و به جای اینکه روی پروژه فعلی کار کنید، پشت مانیتور نشسته‌اید، در فیسبوک گشت‌زنی می‌کنید، به یکی از دوستان‌تان پیام می‌دهید یا برنامه تلویزیونی محبوبتان را تماشا می‌کنید. تعلل مانع سرسختی است. اما خوشبختانه، استراتژی‌هایی برای فاصله گرفتن از آن و انجام کارهایتان وجود دارد.
راز چهارم این است که با مجسم کردن خود آینده‌تان، می‌توانید بر تعلل غلبه کنید. در نهایت، تعلل کردن شما، نه به دلیل تنبلی، بلکه به این خاطر است که انگیزه کافی ندارید. مجسم کردن خودتان در آینده می‌تواند این مشکل را حل کند و با پرسیدن دو سوال از خودتان می‌توانید تعلل را کنار گذارید:
۱. «با انجام این کار چه لذتی می‌برم؟»
و ۲.«اگر آن کار را انجام ندهم چه دردی را احساس خواهم کرد؟»
مثلا، اگر هدفتان این است که هر روز ورزش کنید، اما نمی‌توانید خودتان را به انجام این کار متقاعد کنید، فقط مجسم کنید شکم بزرگی دارید و کاملا احساس تنبلی می‌کنید. چنین روتین فکری شما را از روی مبل بلند کرده و روی تردمیل قرار می‌دهد. در عین حال، وقتی در مورد خود آینده‌تان صادق هستید، بهتر می‌توانید به اهدافتان دست یابید. مثلا، اگر می‌دانید در آینده میان‌وعده‌ای ناسالم خواهید خورد، با دور ریختن همه مواد غذایی ناسالم در منزلتان، می‌توانید از خودتان محافظت کنید. حتی می‌توانید به پر کردن آشپزخانه‌تان از هویج، میوه و حموس، به موفقیت‌تان بیشتر کمک کنید.
راز پنجم این است که همیشه کارهای بیشتری برای انجام وجود خواهد داشت؛ نمی‌توانید همه کارها را انجام دهید. در حقیقت، هیچ اشکالی هم ندارد! در واقع، اولویت‌بندی و زمان‌بندی کارهایی که می‌خواهید انجام دهید، بسیار ارزشمندتر از حذف تعداد زیادی از کارهایتان است. مثلا، ریس جمهور سابق امریکا، جورج بوش را در نظر بگیرید. او می‌دانست همیشه کارهای بیشتری برای انجام وجود خواهد داشت. پس، به جای اینکه تلاش کند همه کارها را انجام دهد، مطالعه کتاب را در اولویت قرار داد، زیرا از نظر او درمانی و آموزشی بود. در نتیجه، در دوران ریاست‌جمهوری خود، ۹۵ عنوان کتاب مطالعه کرد!
نوشتن ایده‌هایتان و محدود کردن تعداد دفعات بررسی اینباکس‌تان، ذهنتان را پاکسازی و آزاد کرده و بهره‌وری‌تان را تقویت می‌کند
آیا تاکنون وقتی در حال خرید از فروشگاه مواد غذایی بوده‌اید یا سگتان را برای پیاده‌روی برده‌اید، ایده فوق‌العاده‌ای به ذهنتان رسیده است؟ آیا بهتر نیست به جای اینکه سعی کنید بعدا آن ایده را به یاد آورید، همان لحظه آن را بنویسید؟ بنابراین، راز ششم این است که همیشه دفترچه یادداشت همراه‌تان داشته باشید. گذشته از اینها، نوشتن افکارتان به شما کمک می‌کند به آنها توجه کنید. ریچارد برانسون، موسس گروه ویرجین، می‌گوید هرگز بدون دفترچه یادداشت قابل‌اعتمادش نمی‌توانست امپراتوری کسب‌وکارش را راه بیندازد. او به اندازه‌ای به نوشتن ایده‌هایش متعهد بوده که یک بار وقتی ایده تجاری به ذهنش می‌رسد اما دفترچه یادداشت همراهش نبوده است، ایده‌اش را روی پاسپورتش می‌نویسند. از دید وی، اگر ایده‌ای نوشته نشود، می‌تواند برای همیشه از بین برود.
یادداشت‌برداری با دست، به حافظه‌تان هم کمک می‌کند. مثلا، روانشناسان، پام مولر و دنیل اوپنهایمر، فهمیدند دانشجویانی که در طول گفتگوی تِد، با مداد یادداشت‌برداری می‌کنند، بهتر از دانشجویانی که یادداشت‌هایشان را در لپ‌تاپ تایپ می‌کنند، می‌توانند نکات را به یاد آورند.
راز هفتم این است که نوشتن افکارتان، به اندازه کنترل داشتن روی برنامه‌تان مهم است. براساس راز هفتم، نباید دائم ایمیل‌تان را چک کنید و نباید بگذارید دیگران به شما بگویند چگونه وقتتان را سپری کنید. در حقیقت، برخلاف باور عموم، چک کردن مداوم ایمیل‌ها فایده‌ای ندارد. به این دلیل که انتظاری که هنگام چک کردن ایمیل‌تان تجربه می‌کنید مانند کشیدن دسته دستگاه شانس است. معمولا، پیام‌هایتان را چک می‌کنید و پیام جدیدی نمی‌بینید. اما، گاهی پیام جدیدی وجود دارد. این پیش‌بینی‌ناپذیری اعتیادآور است و موجب می‌شود فرد تعداد دفعات بیشتری ایمیلش را چک کند و منتظر آزادسازی دوپامینی است که از ظهور یک پیام جدید ناشی می‌شود. بدیهی است که این چشم انتظاری زمانتان را هدر می‌دهد و تمرکز و توجه‌تان را بهم می‌زند.
یک راه خوب برای رها شدن از ایمیل‌تان این است که با استفاده از برنامه unroll.me، از عضویت خبرنامه‌ها خارج شوید. اما همچنین می‌توانید از سیستم ۳۲۱-صفر استفاده کنید. برای این کار، فقط خودتان را به چک کردن ۳ ایمیل در روز محدود کنید و تلاش کنید در عرض ۲۱ دقیقه، اینباکس‌تان را خالی کنید.
با اجتناب از حضور در جلسات و نه گفتن، روی زمانتان مدیریت داشته باشید
اگر تا امروز تجربه شغل‌های اداری داشتید، می‌دانید جلسات چقدر می‌تواند خسته کننده باشند. اما این تنها مشکل جلسات نیست. راز هشتم این است که بیشتر جلسات ناکارآمد است و باید آنها را آخرین حربه در نظر بگیرید. در حقیقت، نظرسنجی سال ۲۰۱۵ نشان داد که ۳۵ درصد از پاسخ‌دهنده‌ها به دو دلیل زیر جلسات هفتگی را اتلاف وقت در نظر می‌گیرند:
اول، طبق قانون بی‌اهمیتی پارکینسون، مشارکت کنندگان در جلسه اغلب زمان زیادی را صرف مسائل بی‌اهمیت می‌کنند.
دوم، برون‌گراها معمولا بر جلسات حاکم هستند و موجب کاهش مشارکت دیگران می‌شوند. در نتیجه، اطلاعات ارزشمندی در طول چنین جلساتی به اشتراک گذاشته نمی‌شود.
اعتقاد بر این است که اگر کاملا مجبور هستید در جلسه‌ای حضور داشته باشید، بصورت ایستاده و نه نشسته کارتان را انجام دهید. ممکن است عجیب به نظر برسد، اما محققان دانشگاه واشنگتن دریافتند، جلساتی که در طول آنها شرکت‌کنندگان می‌ایستند موجب همکاری بهتر، دلبستگی کمتر به ایده‌ها، سطوح بالاتر تعامل و حل‌مسئله موثرتر می‌شود. ماریسا مایر، مدیرعامل سابق یاهو، نکته خوب دیگری مطرح می‌کند. او می‌گوید، با برنامه‌ریزی جلسات ۵ یا ۱۰ دقیقه‌ای، او می‌تواند ۷۰ جلسه در هفته داشته باشد.
اگر او به استاندارد جلسه ۳۰ دقیقه‌ای پایبند باشد، هرگز قادر به تحقق چنین هدفی نیست. به عبارت دیگر، با کنترل زمان‌بندی جلسات، اجازه نمی‌دهید افراد وقت شما را بگیرند. راه‌حل موفقیت شما همین است، زیرا دیگران پیوسته از شما درخواست‌هایی خواهند داشت. واقعیت راز نهم این است که با نه گفتن به بیشتر درخواست‌ها، سریع‌تر به اهداف فوری‌تان دست می‌یابید.
گذشته از اینها، هر بار به درخواستی پاسخ مثبت می‌دهید، در واقع به کار دیگری پاسخ منفی می‌دهید. سارا هِندِرشات، قایقران المپیکی مثال خوبیست. او طرفدار نه گفتن به تعامل اجتماعی و سایر تعاملات است. یاد گرفتن این مهارت دشوار به او این امکان را داد که کاملا روی مسیر منتهی به المپیک سال ۲۰۱۲ لندن تمرکز کند. او در المپیک لندن، به فینال مسابقات صعود کرد.
به عنوان نکته مهم، محققان حتی دریافته‌اند افرادی که به درخواست‌ها برای گرفتن وقتشان پاسخ منفی می‌دهند، شادتر و پرانرژی‌تر هستند.
قانون ۲۰-۸۰ و چند سوال خودتاملی کارآیی و رضایت شما را افزایش خواهد داد
در حال حاضر، می‌دانید که صرف زمان محدودتان برای کارهایی که بیشترین تاثیر را دارند، ضروریست. راز دهم به شما در تحقق این هدف کمک می‌کند. براساس راز دهم، با اعمال قانون پارتو، می‌توانید میانبرهای موفقیت را کشف کنید. در دهه ۱۸۹۰، ویلفردو فردیکو داماسو پارتو (Vilfredo Federico Damaso Pareto)، اقتصاددان و فیلسوف ایتالیایی متوجه شد که ۲۰ درصد از گیاهان نخود فرنگی در باغچه‌اش ۸۰ درصد از غلاف نخود سالم را تولید کرده‌اند. او این قانون ۲۰-۸۰ را به اصل کلی پارتو قیاس داد. اصل پارتو برای شماری از حوزه‌ها قابل اجرا است.
مثلا، با اعمال قانون ۲۰-۸۰ برای کارکنان‌تان، تصمیم می‌گیرید اکثر پرسنل فروش‌تان را اخراج کنید، زیرا پایین‌ترین سطح عملکرد را برایتان به ارمغان می‌آورند. از آن لحظه، می‌توانید انرژی‌تان را روی ۲۰ درصد کارکنان باقیمانده متمرکز کنید، زیرا ۸۰ درصد فروش را برایتان تولید می‌کنند و می‌توانید پاداش و حمایت بیشتری به آنها ارائه دهید. نتیجه نهایی احتمالا پیشرفت کلی نرخ فروش خواهد بود. یا می‌توانید با آنالیز کارهایتان به صورت هفتگی، قانون ۲۰-۸۰ را در زندگی شخصی‌تان اجرا کنید و سپس مشخص کنید کدام کارها بیشترین تاثیر را دارند.
اعتقاد بر این است که می‌توانید با ارزیابی انتقادی وظایف پیش‌رویتان، کارهای بیشتری را انجام دهید. راز یازدهم به شما در تحقق این هدف کمک می‌کند. براساس راز یازدهم، با استفاده از مهارت‌ها و محول کردن کارها، می‌توانید بهره‌وری‌تان را افزایش دهید. مثلا، آزمایشی که اساتید جولین بیرکینشاو و جوردن کوهن در سال ۲۰۱۳ در «هاروارد بیزینس ریویو» انجام دادند را در نظر بگیرید. این آزمایش نشان داد که ۴۳ درصد از کارگران از وظایفی که در کارشان انجام می‌دهند، راضی نیستند.
محققان این مطالعه، با آموزش کارکنان برای کند کردن روند انجام وظایفشان و پرسش چند سوال از خودشان، موفق شدند وظایف مهم را شناسایی کنند و ۸ ساعت دیگر را در هفته آزاد کنند. سوالاتی که افراد از خودشان پرسیدند این بود: «این وظیفه چقدر برای شرکت مهم است؟»، «آیا شخص دیگری وجود دارد که بتواند این وظیفه را انجام دهد؟» و در آخر «اگر ۵۰ درصد وقت بیشتری داشتم، چطور می‌توانستم این وظیفه را انجام دهم؟»
مشخص کردن مضمون هر روز و انجام فوری فعالیت‌های کوتاه، کارآیی‌تان را افزایش می‌دهد
آیا در یک روز معمولی در محل کارتان، به سختی می‌توانید روی کارتان تمرکز کنید؟ بیشتر افراد در تمرکز کردن مشکل دارند و کمی توصیه می‌توانید بسیار مفید واقع شود. براساس راز دوازدهم، گروه‌بندی کارتان به مضامین تکراری شما را موثرتر خواهد کرد.
جک دورسی Jack Dorsey) (، هم‌بنیان‌گذار توئیتر و بنیان‌گذار اسکوور (Square) مثال خوبی است. او معتقد است که راز اداره هر دو شرکتش این است که برای هر روز، مضمونی در نظر میگیرد. مثلا، روزهای دوشنبه، روی مدیریت تمرکز می‌کند. چهارشنبه‌ها را به بازاریابی اختصاص می‌دهد و یکشنبه‌ها را به تفکر، بازخورد و استراتژی هفته بعد تخصیص می‌دهد. یا دَن سالیوان، مربی کارآفرینی را در نظر بگیرید. او توصیه می‌کند برای اینکه متمرکز و پرانرژی باشید، مضمون هر هفته را براساس ۳ نوع روز تعیین کنید. نوع اول روز تمرکز نامیده می‌شود که برای فعالیت‌هایی مثل رشد درآمد حیاتی است. نوع دوم روز بافِر نامیده می‌شود که برای رسیدگی به ایمیل‌ها، پاسخگویی به تماس‌ها، شرکت در جلسات، واگذاری وظایف و انجام تشریفات اداری است. در آخر، روز آزاد که در آن هیچ کاری نباید انجام دهید. این روز آخر برای تعطیلات، وقت گذراندن با خانواده و امور خیریه است.
رویکرد ساده دیگر برای افزایش کارآیی‌تان پرداختن به وظایف کوچک است. براساس راز سیزدهم، باید فورا وظایفی را انجام دهید که انجام‌شان کمتر از ۵ دقیقه زمان می‌برد و نباید بارها و بارها به همان کار بازگردید. نیهار سوتهار (Nihar Suthar)، دانشجوی رتبه اول را در نظر بگیرید. او تکالیف ۵ دقیقه‌ای را فورا انجام می‌دهد و از فهرست طولانی از کارهای کوچک اجتناب می‌کند.
یا کوین، نویسنده این کتاب را در نظر بگیرید. خواهرش دِبی، اخیرا به او ایمیل زده، اما به جای اینکه پاسخ او را با ایمیل بدهد، با او تماس گرفت تا با هم گفتگو کنند. با تعیین زمانی برای برقراری ارتباط تلفنی در تقویمش و سپس با صرفه‌جویی در انرژی که صرف یادآوری تماس با خواهرش می‌کرد، تصمیم گرفت فورا با او تماس بگیرد. اگر او تماس با خواهرش را در فهرست کارهای روزانه یا در اینباکس‌اش قرار می‌داد، احتمالا هرگز به یاد نمی‌آورد با خواهرش تماس بگیرد.
سطح انرژی و توجه‌تان را با روتین صبحگاهی و تکنیکی ساده افزایش دهید
تصور کنید ساعت ۶ صبح از خواب بیدار می‌شوید، ۴۵ دقیقه ورزش می‌کنید، سپس صبحانه خوشمزه و مملو از پروتئین آماده می‌کنید. شاید سخت و دشوار به نظر برسد، اما راز چهاردهم نشان می‌دهد چرا چنین اقدامی ضروری است. طبق راز چهاردهم، اختصاص دادن اولین ساعت از روزتان به روتین صبحگاهی سلامت ذهن، بدن و روحتان را افزایش خواهد داد. در حقیقت، شروع روزتان با فعالیت ورزشی روش عالی برای تقویت خلاقیت‌تان است.
دَن میلر، که کتابش پرتیراژترین کتاب نیویورک تایمز است را در نظر بگیرید. او هر روزش را با مراقبه به مدت نیم ساعت شروع می‌کند، سپس در حالی که به کتاب‌های صوتی گوش می‌دهد، برای ۴۵ دقیقه ورزش می‌کند. او در طول این مدت به اخبار گوش نداده یا به تلفنش نگاه نمی‌کند و اولین ساعت روزش را به تجربه‌های مثبت و انگیزشی و الهام‌بخش اختصاص می‌دهد. او حتی ادعا می‌کند که خلاق‌ترین ایده‌هایش دقیقا در ساعتی از روز که روی خودش تمرکز دارد به ذهنش خطور می‌کند. بنابراین، صبح‌ها می‌توانید با خوردن صبحانه سالم و نوشیدن آب زیاد، انرژی و سلامتی‌تان را افزایش دهید. این روتین، برای شاون استیونسون، یکی از نویسندگان پرفروش‌ترین و صاحب پادکست عالی است. او انرژی را بسیار مهم می‌داند و هر روزش را با حمام درونی شروع می‌کند. برای شروع فعالیت سوخت‌وساز بدنش، ۸۵۰گرم آب تصفیه شده می‌نوشد تا بدنش را پاکسازی کند.
در حقیقت، براساس راز پانزدهم، انرژی بسیار مهم است و بهره‌وری در مورد زمان نیست، بلکه در مورد حفظ انرژی و تمرکز است. به همین دلیل، فرانسیسکو کیریلو (Francesco Cirillo) تکنیک پومودورو را تدوین کرد. این تکنیک برای کاهش حواس‌پرتی‌ها و تقویت بهره‌وری طراحی شده است. رویکرد او مستلزم تنظیم زمان به مدت ۲۵ دقیقه، تمرکز صرف روی یک کار به مدت ۲۵ دقیقه و سپس استراحت ۵ دقیقه‌ای قبل از تکرار این چرخه است.
نویسنده مونیکا لئونل، بعد از تشخیص اینکه حتی یک ساعت وقت اضافی در روز ندارد، تکنیک پومودورو را موفقیت‌آمیز دید. با استفاده از تکنیک پومودورو، در طول مدت استراحتش، انرژی‌اش را احیا و در طول روز حفظ می‌کرد و با کمک تکنیک‌های دیگر، تعداد کلماتی را که در هر ساعت می‌نوشت از ۶۰۰ کلمه به ۳۵۰۰ کلمه افزایش داد!
در نهایت
افراد بسیار موفق زمان را ارزشمندترین دارایی‌شان در نظر می‌گیرند. با اعمال موثرترین هَک‌های زندگی (که شامل اولویت‌بندی فعالیت‌ها برای تقویت انرژی و حفظ تمرکز می‌شود)، می‌توانید از وقت خود بیشترین استفاده را ببرید.
یک روتین صبحگاهی طراحی کنید: وقتی روتین صبحگاهی‌تان را ایجاد کردید، سیستم LIFE S.A.V.E.R.S (ناجی زندگی) که هال الرود، مربی موفق تدوین کرده است را استفاده کنید. این مخفف به شما کمک می‌کند مهمترین مسائل را دربرگیرید.
حرف S: سکوت برای تقویت شکرگزاری و مراقبه است
حرف E: تایید اهداف و اولویت‌هاست
حرف V: تجسم زندگی ایده‌آلتان است
حرف E: ورزش است
حرف R: خواندن است
و حرف S: یادداشت‌نویسی در دفترچه یادداشت‌تان است
